Home office: Organizaciones y metodologías ágiles para mejorarlo – Ventana EBC
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Home office: Organizaciones y metodologías ágiles para mejorarlo

TIEMPO DE LECTURA: 3 MINUTOS

Autor: Lorena Mijares. Profesora de Liderazgo y Soft skills Educación Continua Escuela Bancaria y Comercial.

1. Replanteando el home office

El inicio de la pandemia generó una convivencia forzada en casa entre personas dedicadas al trabajo, la escuela y el cuidado de la familia. A más de un año de su comienzo, las organizaciones enfrentan un nuevo reto: el regreso a las oficinas en esquemas presenciales, remotos y mixtos.  

Por lo anterior, es un buen momento para replantearse la forma en la que han venido trabajando y hacer algunos ajustes para obtener los mejores resultados. 

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2. ¿Cómo diseñar una nueva forma de trabajo home office?

Tanto las empresas como el personal buscaron aceleradamente alternativas para llevar al mayor número de empleados al home office (teletrabajo); sin embargo, el tiempo y la propagación de la enfermedad jugaban en contra de la operación. Ahora, tras la experiencia y los aprendizajes adquiridos, los equipos necesitan hacer un alto para rediseñar la forma de trabajo y responder algunas inquietudes:  

            • ¿Cómo integrar los objetivos estratégicos a las nuevas necesidades de la organización y del personal? 
            • ¿Qué situaciones vividas se quieren evitar y qué buenas prácticas se desean mantener?  
            • ¿Qué ventajas del trabajo remoto se precisan conservar y qué acciones se realizarán para ello? 
            • ¿Cómo mantener la capacidad de respuesta individual y en equipo en el más alto nivel? 

Colaboración

El primer elemento de una organización ágil es la colaboración entre los miembros del equipo y con el resto de los equipos. En el trabajo remoto, es necesario mantener canales de comunicación y sincronización de actividades por los que fluirá la información.  

Adicionalmente, se requieren espacios para que cada persona aporte sus conocimientos, ideas y soluciones, mientras que el reto del líder es generar trabajo colaborativo al motivar que cada individuo contribuya. Si en el trabajo presencial había personas o grupos que se mantenían alejados, la virtualidad podría fortalecer esta tendencia, por lo que son deseables estrategias que rompan esta segregación y que consideren: 

            • Mantener y sumar los esfuerzos individuales y en equipo orientados a los objetivos.
            • Generar un clima de respeto hacia la diversidad de opiniones.
            • Escuchar con atención las aportaciones de cada persona y evitar que participen algunos únicamente.
            • Desarrollar y fortalecer el sentido de responsabilidad.
            • Involucrar a los miembros del equipo en la toma de decisiones y en la resolución de problemas.  

Conexión humana

Al trabajar de forma remota, la interacción habitual que se genera en los centros de trabajo se reduce drásticamente, lo cual puede afectar la comunicación, la creatividad, la resolución de problemas y el sentido de pertenencia a la organización.  

Por otro lado, la sobreexposición a juntas continuas e interminables no genera por sí misma una mejor conexión, sino que suscita cansancio y rechazo. En el mejor de los casos, genera que los participantes estén presentes mientras se enfocan en hacer las actividades de la siguiente reunión.   

Invitar a los miembros del equipo a definir las actividades que permitan esta conexión, reforzará su colaboración y su compromiso, siempre que: 

            • Consideren a todos los miembros del equipo.
            • Permitan la generación de confianza.
            • Los horarios, la frecuencia y duración sean acordes con las necesidades y disponibilidad de los participantes.
            • Puedan incluir a la familia si el equipo así lo decide.
            • Se centren en la parte humana y no en las actividades. 

Reglas claras

Un elemento relevante para todos los equipos es disponer de reglas claras y seguirlas. Muchas de ellas forman parte de las políticas de la empresa, mientras que otras se generaron tras la convivencia como equipo y las más recientes se construyeron a partir de la pandemia.  

Después de más de un año de trabajo a distancia, aún se percibe la necesidad de definir ciertos aspectos (los horarios para recibir y responder mensajes; la flexibilidad del horario, para que los padres puedan atender temas escolares durante la jornada; y el uso de la cámara al asistir a las juntas, entre otros).

Si bien se formó una costumbre sobre la marcha, considerar el home office como una modalidad permanente requiere nuevas reglas que privilegien el logro de los objetivos y la calidad de vida de los colaboradores.

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