La Teoría de las Restricciones en la mejora de procesos productivos

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Autor: Eduardo Arévalo Guerrero, Docente Campus Toluca Escuela Bancaria y Comercial

Índice de contenido

Las empresas llevan a cabo diversos procesos, los cuales están sujetos tanto a sus recursos como a las condiciones del entorno en el que se desempeñan, principal causante de las adaptaciones que deben realizarse precisamente cuando se presentan los cambios. Para realizarlos es necesario apoyarse en la teoría de las restricciones y el enfoque sistémico.

El entorno de las empresas es complejo por la diversidad de componentes y variables que lo conforman (factores económicos, políticos, sociales, tecnológicos y ecológicos, entre otros), así como de sus elementos particulares: proveedores, clientes, consumidores, competidores y algo muy importante, la comunidad en donde se encuentra la empresa.

Para poder desenvolverse exitosamente en sus entornos, las empresas deben tener sumo cuidado en todas y cada una de las actividades que realizan dentro de las áreas que la conforman y que, en conjunto y de manera estructurada, integran sus procesos.

Por lo anterior, y para la mejora continua de dichos procesos, existen diversas herramientas y técnicas que ayudan, entre las que se encuentran el enfoque sistémico y la Teoría de las Restricciones (TOC). Se tratan de metodologías interesantes que, lamentablemente, no son tan estudiadas o consideradas para tratar de mejorar los procesos (en específico, los de producción).

¿Cómo surgió el enfoque sistémico?

En primer lugar, y porque las condiciones tanto internas como externas así lo requieren, iniciaremos con el estudio del enfoque sistémico.

Este enfoque ha evolucionado a lo largo del tiempo. Cabe aclarar que lo que menciono no abarca la totalidad de los conceptos e ideas que lo conforman, porque son tan amplios que es difícil tratarlos en un solo artículo; menciono los más relevantes.

Método científico

Su principal antecedente sería el método científico que desarrolla el filósofo griego Aristóteles a través de sus escritos.

Este método científico se ve fortalecido por el método cartesiano (René Descartes), ya que lo considera para el análisis de problemas o de mejora de ciertas situaciones, donde habla sobre la segmentación o la descomposición de las partes que lo conforman, hasta hallar sus elementos básicos. Este término también es conocido como reduccionismo o mecanicismo.

Cabe aclarar que no debemos entenderlo de manera peyorativa, sino al contrario, es una palabra que explica la forma en que se estudian las cosas, para su mejor entendimiento, que es a través de la separación de las partes que conforman el problema o la situación.

Descartes formula el principio del pensamiento analítico, que señala que “el todo es igual a la suma de las partes que lo conforman”. Este principio es tan importante que ha ayudado a lograr la mayor parte de los avances científicos de los últimos siglos, a la vez que ha provocado la especialización, empezando por la creación de las diferentes disciplinas que nosotros conocemos y que han originado los grandes avances tecnológicos y científicos que hemos acreditado y constatado hasta nuestros días.

El inconveniente es que este reduccionismo puede ser visto como algo lineal que no ayuda mucho al estudio de la complejidad de una sociedad o de grupos sociales, y es por ello que aparece el enfoque sistémico.

Teoría de conjuntos

Este enfoque sistémico empieza a conformarse tomando ideas de la teoría de conjuntos de George Cantor, porque permite vislumbrar lo que es un sistema, ya que un conjunto es una serie de elementos que reúnen ciertas características en común y esa conceptualización es la base para definir un sistema.

Entropía

Posteriormente se toma también otro término utilizado en el enfoque sistémico: la entropía, de la que también se habló en el siglo XIX (Rudolf Clausius). El término es sinónimo de caos o desorden y sucede en todos los sistemas u organismos sociales.

Aunque es un término de la física, puede aplicarse en aquellas instituciones, empresas u organismos que están conformados por personas, ya que realmente la tendencia, dentro de cualquier organismo social, es el caos, de ahí que por eso es necesaria la existencia de lineamientos, reglas o códigos de conducta que permiten el evitar llegar a ello.

Holismo

Ya en el siglo XX empieza a hablarse sobre el holismo, término acuñado por el filósofo sudafricano Jan Christiaan Smuts en 1926. En este principio del enfoque sistémico se indica que “el todo no es igual a la suma de las partes” e incluso que “el todo es mayor que la suma de sus partes”.

Aunque difícil de comprender, este principio es sumamente importante en las organizaciones y más cuando queremos hablar y fomentar el trabajo en equipo, de generar empatía con la organización, ya que la holística “permite entender los eventos desde el punto de vista de las múltiples interacciones que lo caracterizan y tal como se producen en el contexto real” (Briseño, y otros, 2022).

Teoría general de sistemas

Alrededor del 1928, Karl Ludwig von Bertalanffy, biólogo austriaco, propuso su Teoría general de sistemas, en la cual señala y habla sobre lo que es un sistema, que más adelante voy a tratar con una mayor precisión o detalle.

Cibernética

En 1943, Norbert Wiener habla sobre la cibernética o acuña este término; de sus estudios sobre del tema podemos resaltar y rescatar que para el enfoque sistémico el proceso de retroalimentación que todo sistema necesita y lleva a cabo precisamente para su sustentabilidad.

Dinámica de los sistemas

Posteriormente, Jay Forrester habla sobre la dinámica de los sistemas, en la que explica a través de ecuaciones diferenciales la manera en que los sistemas se van moviendo o tienen precisamente ese dinamismo, creando una metodología para enfrentar el cambio no solamente provocado por el entorno sino también por la dinámica que existe dentro de las organizaciones.

¿Cómo surgió la teoría de las restricciones?

En segundo lugar, vamos a hablar sobre otra herramienta: la teoría de las restricciones. A principios de los ochenta, Eli Goldratt escribió una novela, llamada La meta, que tuvo mucho éxito en esa época.

Se dio cuenta de que en la industria de la transformación no se llegaba a controlar adecuadamente los recursos y los inventarios que se manejan dentro del proceso de producción. Creó entonces un software que permitiera a la empresa mejorar el uso de esos recursos y formuló algunas reglas para programar la producción en las organizaciones.

Sin embargo, Goldratt también se percató, a través de estas reglas que, más que el software, lo que ayudaría a la optimización de los recursos sería la lógica del sistema, y formula la teoría de las restricciones, que ha sido una herramienta para la solución de problemas, y no solamente para los procesos productivos sino también para otros muchos dentro de las mismas empresas.

Mientras que el Six Sigma y la Manufactura Esbelta tratan de reducir los costos quitando los desperdicios y eliminando las variaciones que pueda haber o existir en los pasos de un proceso, la teoría de restricciones se enfoca más en una aplicación que permita la mejora en la operación, identificando el componente que limita el buen desempeño de todo un sistema o de todo un proceso y que, al detectarlo, puede ser mejorado, para así alcanzar la meta que, en una empresa con fines de lucro, es ganar dinero.

Explicación del enfoque sistémico y de la teoría de las restricciones

Es así como vamos a explicar algunos elementos y conceptos que son importantes de cada una de estas herramientas para, posteriormente, ver la relación que hay entre las dos y en la mejora de los procesos dentro de las organizaciones.

Cabe aclarar que habrá algunos procesos que no necesariamente pueden mejorarse a través de estas técnicas o herramientas, pero es indudable que ambas ayudarían para mejorar el desempeño de muchos de ellos.

¿Cómo funciona el enfoque sistémico?

Un sistema es una serie de elementos que están interrelacionados, son interdependientes y son precisamente estos dos términos los que fundamentan el enfoque sistémico, al comprenderlos y, más que comprenderlos, al aplicarlos de manera positiva.

Como habíamos señalado, el enfoque sistémico se aplica en las organizaciones u organismos sociales y todos los elementos, es decir, todas las personas que conforman ese organismo social se encuentran integrados en distintas áreas dentro del mismo y que (para practicar el enfoque sistémico) deben comprender que todas las acciones, actividades y operaciones que lleva a cabo cada persona tienen relación con las que hacen todas las demás.

Pero no solamente es esa relación, sino también deben percibir que hay una interdependencia entre ellos, es decir, las actividades que hacen van a depender de las actividades que desarrollan las otras personas; pero, como ya lo comenté, debe entenderse de manera positiva, para que pueda desempeñarse un trabajo en equipo.

Una empresa, como todo sistema, tiene un proceso: posee entradas, que son todos los recursos que la componen (financieros, tecnológicos, humanos y materiales, entre otros). Esos recursos son utilizados en el proceso de conversión para transformarlos en un resultado, que sería el producto o servicio, conformando este último el tercer elemento de ese proceso sistémico.

Posteriormente, viene un elemento relevante: la retroalimentación. Para poder mantener viable el sistema, esa retroalimentación se da entre la empresa y su entorno: clientes, consumidores, comunidad, ese entorno que acepta el resultado o el producto, el bien o el servicio mediante la adquisición y el pago por lo que se adquiriere, pago que a su vez ayuda a la empresa a obtener de nuevo más recursos para poder brindar otra vez bienes o servicios.

Todo ello es lo que permite la viabilidad, el crecimiento y el desarrollo de cualquier organización. De ahí la importancia de ver todo el proceso de una manera completa, incluyendo la retroalimentación. Por eso, las empresas tienen sumo cuidado precisamente en este último paso, la retroalimentación, mediante estrategias para mantenerse dentro de la preferencia y el gusto de sus clientes y sus consumidores, y conservar una buena imagen ante la sociedad.

Otro término, ya mencionado, es el de la entropía, algo natural que sucede dentro de cualquier organización, la cual experimenta desgastes por las operaciones que realiza y también por el entorno.

“Si por alguna razón estos sistemas no son controlados, si los líderes fracasan en el desarrollo de sus funciones, si la inercia se introduce entre sus elementos, lo más probable es que comience a funcionar la entropía” (Johansen Bertoglio, 2005).

Entonces, para no tener ese desorden, que puede conducir a un caos, una empresa formula diferentes estrategias o actividades para evitarlo y lograr un nuevo equilibrio, la adaptación a ese medio ambiente o entorno y sus cambios que provocan esa entropía; a ese nuevo equilibrio se le llama homeostasis o neguentropía.

“Los sistemas abiertos al extraer orden del medio y reemplazar con él el desorden producido por sus procesos vitales, rompen la ley inexorable que ataca a los sistemas: la entropía creciente” (Johansen Bertoglio, 2005).

Ahora bien, antes de llegar a ese nuevo equilibrio y para salir adelante de ese caos, es donde surge la resiliencia, que es un término sistémico que nos ayuda o ayuda a la empresa a salir adelante frente a situaciones que se le van presentando y que le son adversas, y es la que ayuda a lograr una homeostasis.

“Se le llama resiliencia a la capacidad de una empresa de afrontar y solucionar todo aquello que altera el funcionamiento de una, varias o todas las áreas que componen el universo empresarial” (García, 2022).

Todos estos conceptos, al momento de comprenderlos y utilizarlos dentro de las organizaciones, nos ayudarían a entender por qué pasan las cosas, pero también nos ayuda a entender lo que realmente sucede y nos permite mejorar la percepción del mundo que nos rodea, debemos de considerarlo como un pensamiento crítico que nos permitirá el saber tomar decisiones y el diseñar sistemas que nos ayuden a vivir y trabajar mejor. Y esto se logra si sabemos pensar a través del caos y la complejidad.

¿Cómo funciona la teoría de las restricciones?

La teoría de restricciones, como lo comenté, surge cuando Goldratt describe, dentro de su programa llamado Tecnología de producción optimizada, nueve reglas para programar la producción (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009):

No equilibre la capacidad: equilibre el ritmo.
El grado de aprovechamiento de un recurso que no se atasca no está determinado por su potencial, sino por otra restricción del sistema.
No es lo mismo el aprovechamiento que la activación de un recurso.
Una hora perdida en un cuello de botella es una hora perdida para todo el sistema.
Una hora ahorrada en un cuello de botella es una ilusión.
Los cuellos de botella gobiernan la producción y las existencias del sistema.
El lote de transferencia no siempre es, ni debe ser, igual al lote del proceso.
Un lote de proceso debe variar tanto en la ruta como en el tiempo.
Para fijar prioridades hay que examinar las restricciones del sistema. El tiempo de espera es un derivado de la programación.

Dicho programa le permitió, cuando pasó a promover la lógica del sistema, ampliar su método, al cual llamó la Teoría de las restricciones. El método permite resolver problemas que impiden a una organización lograr sus metas. Para resolver esos problemas, Goldratt formula cinco pasos que ayudan a la empresa a mejorar la producción, la distribución y la gestión (Chase, Jacobs, & Aquilano, 2009):

Identifique las restricciones del sistema (no es posible hacer mejoras si no se encuentra la restricción o el eslabón débil).
Decida cómo aprovechar las restricciones del sistema (que las restricciones sean lo más efectivas posibles).
Subordine todo a esa decisión (articule el resto del sistema para que apoye las restricciones, incluso si esto reduce la eficiencia de los recursos no restringidos).
Eleve las restricciones del sistema (si la producción todavía es inadecuada, adquiera más de este recurso para que deje de ser una restricción).
Si en los pasos anteriores se fracturaron las restricciones, vuelva al paso uno, pero no deje que la inercia se vuelva la restricción del sistema. (Cuando se resuelva el problema de la restricción, vuelva al comienzo y empiece de nuevo. Es un proceso continuo de mejora para identificar las restricciones, fracturarlas e identificar las nuevas que surjan.)

Los tipos de restricciones pueden ser material (disponibilidad de los recursos) o los no materiales (procedimientos, cultura organizacional, capacitación, políticas, reglas, etcétera).

La clave en la teoría de las restricciones sería reconocer y manejar las limitaciones que pueda tener.

Para medir el desempeño de la organización, ésta no debe restringirse a aspectos netamente financieros, sino también considerar mediciones de tipo operativo (como serían las de producción, de inventario y de gastos operativos), con la idea de que, al cuidar las tres últimas, puede alcanzarse la primera. Ello se logra cuando, al aumentar la producción, se disminuyen tanto los inventarios como los gastos operativos.

¿Por qué son importantes el enfoque sistémico y la teoría de las restricciones?

Ambas herramientas son útiles para la mejora de los procesos internos de la empresa y de manera particular a los productivos, de hecho, la teoría de restricciones fundamenta su proceso en el pensamiento y enfoque sistémico.

Para poder compararlas podemos identificar de ambas lo siguiente:

Las restricciones pueden ser causadas por decisiones que se tomaron con anterioridad, como son la forma en que se establecen los procedimientos, políticas o lineamientos, de acuerdo con la teoría de restricciones. En el pensamiento sistémico, se establece que los problemas de hoy son resultado de las “soluciones” de ayer (Senge, 2010) y que es importante reconocerlos antes de que se agranden.
Si no se atiende, la restricción puede provocar un desajuste que traerá un mayor desorden en el proceso y el sistema.
Cuando se explota y eleva la restricción, es importante tomar en cuenta que su efecto puede acarrear que aparezca otra restricción en otra parte del proceso. Cuando una de las partes del sistema es ajustada o varía, es indudable que repercute, por la interrelación de las partes, en otros elementos del sistema.
Cuando se logra equilibrar el proceso, también se logra la homeostasis del sistema.

Conclusiones sobre el uso del enfoque sistemático y la teoría de las restricciones

La empresa debe hacer frente no sólo al entorno que la rodea sino también debe preocuparse por los procesos que realiza, ya que son los que coadyuvan para adaptarse a los cambios externos.
Para la mejora o corrección de los procesos, existen diversas herramientas que se pueden usar.
Dos de esas herramientas son el enfoque o pensamiento sistémico y la teoría de las restricciones.
El enfoque sistémico permite ver las interrelaciones de la empresa, tanto internas (de los elementos que la conforman) como externas (de los factores del entorno).
La teoría de las restricciones permite analizar las etapas de los procesos y ver las posibles limitaciones que provocan una lentitud en ellos y lo que se puede hacer para mejorarlos, tomando en cuenta que, al hacerlo, puede alterar o modificar alguna de las otras etapas.
La teoría de las restricciones tiene su fundamento en los principios del pensamiento sistémico.